Hoe neem je een reservering aan per email?

De fijnste manier om een ​reservering binnen te krijgen is via e-mail omdat alle informatie en afspraken direct ter referentie beschikbaar zijn. Dit is weliswaar alleen van toepassing als het correct is gedaan, anders kan reserveren via e-mail meer problemen opleveren dan je in eerste instantie zou denken. Het reageren op een reservering via e-mail is een absolute vereiste en verschilt enigszins van het aannemen van reserveringen in persoon of via telefoon.

Het belangrijkste verschil is:

• Nu ontvangen we alle informatie die we nodig hebben digitaal en hoeven we niets op te schrijven.

Wanneer gasten een e-mail sturen, vergeten ze soms de simpelste maar broodnodige informatie:

• Naam voor de reservering.

• Aantal mensen.

• Datum en tijd van aankomst.

Alle andere dingen die we ze persoonlijk of aan de telefoon vragen, zoals allergieën of tafel wensen, worden meestal niet automatisch door de gast gestuurd. Dit betekent dat we moeten antwoorden en wachten op een antwoord. Dit kan een langzaam proces zijn. Als je veel boekingen via e-mail ontvangt, is een webgebaseerd formulier de beste oplossing. Vraag gewoon alle informatie die je nodig hebt en wilt, en laat jouw klanten deze lege plekken invullen. Jij krijgt alles wat je nodig hebt, netjes gepresenteerd en klaar om te verwerken in het reserveringssysteem.

Persoonlijke opmerking:

Hopelijk heeft jouw bedrijf online een zakelijke identiteit, dus geen @google- of @hotmail-e-mailadres. Dit is niet meer het jaar 1999 en het ziet er dom uit. Tenzij je misschien een zaak met een Fred Flintstone-thema bent.

Zorg ervoor dat het bedrijf een website heeft, ook al is het alleen voor reserveringen. Implementeer een webformulier, daar kan ik je bij helpen als je dat nodig hebt. Als bonus kun je je klanten gemakkelijk vragen of je ze een nieuwsbrief per e-mail kunt sturen met bijvoorbeeld aanbiedingen, specials en nog veel meer. Daar kan ik je ook mee helpen. Je zult merken dat het helemaal niet zo lastig is, maar je moet het wel even doen.

Natuurlijk moeten sommige reserveringen persoonlijk plaatsvinden. Grote partijen met op maat gemaakte afspraken doe ik liever persoonlijk, dat maakt upselling veel gemakkelijker.

Maar doe jezelf en collega’s een plezier, zorg er gewoon voor dat de eenvoudige reserveringen online binnenkomen.

Gastvrije groet,

Den The Man