We hebben al besproken hoe je een reservering kunt aannemen. Het verwerken van een reservering heeft nog wat extra toelichting nodig. Niet elke zaak heeft de luxe van een online reserveringssysteem, maar dat is een onderwerp voor een ander blog van onze training. Bij het opschrijven van de reservering met en pen worden enkele veelgemaakte fouten gemaakt:
-
Slordig handschrift.
-
Te veel afkortingen.
-
Stuk papier is te klein.
-
Geen (goede) pen in de buurt.
Al deze fouten kunnen ertoe leiden dat een (deels) onjuiste reservering wordt gemaakt. Dit irriteert zowel de gast als de collega die hen begroet wanneer de gasten arrivere. Je wilt er echt zeker van zijn dat je de dingen goed doet, dus hier is hoe je dat doet:
-
Zorg er bij het opschrijven van de reservering voor dat je een vooraf opgestelde lijst hebt met informatie die je wilt of moet weten.
-
Verwerk reserveringen op dezelfde plaats. Gebruik een rustige omgeving waar je je kunt concentreren om geen fouten te maken of gestoord te worden door gasten of collega’s.
-
Een vaste plek hebben om een reservering op te schrijven, gaat sneller. Je weet waar jouw reserveringsboek is, je hebt voldoende (nieuwe) pennen bij de hand en degelijke verlichting.
-
Nadat de reservering is genoteerd, teken deze af met jouw initialen of naam, als een manager of collega vragen heeft weten ze bij wie ze moeten zijn.
-
Controleer altijd of je iets van contactgegevens hebt, dit kan een e-mail adres of een telefoonnummer zijn.
-
Vraag om een mobiel telefoonnummer zodat je tot het moment van aankomst contact kunt opnemen met de gast. Er kan van alles gebeuren, dus het is verstandig om deze oplossing achter de hand te hebben.
Persoonlijke opmerking:
Als een zaak dingen ouderwets doet, heeft het zeker zijn charme. Het is meestal echter niet zo snel en geeft ruimte voor fouten. Als je geen andere keuze hebt dan een reservering letter op te schrijven, kan ik niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is om de juiste contactgegevens te hebben. Het betekent dat je altijd contact met de gast kunt opnemen om informatie te bevestigen als je het handschrift mogelijk niet kunt ontcijferen, vooral als een collega het heeft opgeschreven. Het is vervelend wanneer je de tafelbezetting maakt, maar niet alle informatie kan achterhalen en niet weet aan wie je het moet vragen. Schrijf dus alsjeblieft gewoon duidelijk, je zit niet meer op de kleuterschool.
Gastvrije groet,
Den The Man